home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD School House 9 / CD School House 9.0 - Wayzata Technology (1994).iso / mac / Win / SCIENCES / UPT / SH.TXT < prev    next >
Text File  |  1992-08-25  |  19KB  |  380 lines

  1.  
  2.                Pro Power Tips 1.0A (c) 1992  Scanlon Enterprises
  3.  
  4.         ────────────────────────────────────────────────────────────────
  5.  
  6.                              SPREADSHEET POWER TIPS
  7.  
  8.         ────────────────────────────────────────────────────────────────
  9.  
  10.  
  11.  
  12.         Spreadsheets are the bread and butter of business, both large 
  13.         and small. Spread sheets are used to aid the business in 
  14.         calculating financial growth, determine operating expenses and 
  15.         income, and to forecast business opportunity. It is with this in 
  16.         mind, that Spreadsheet Power Tips has been written.
  17.  
  18.  
  19.  
  20.         Fast Navigation in 1-2-3
  21.  
  22.         Making changes to a massive 1-2-3 worksheet can require you to 
  23.         travel to a distant cell. If you forget where you started out, 
  24.         finding your way back involves time consuming keystrokes. Before 
  25.         you begin a worksheet search , tap the <Plus> key. Once you find 
  26.         the data you're looking for, hit <ESC>, and the cursor jumps 
  27.         back to the starting point. Hit <ESC> once more, and the plus 
  28.         sign disappears.
  29.  
  30.  
  31.  
  32.         Fast Navigation in 1-2-3
  33.  
  34.         Making changes to a massive 1-2-3 worksheet can require you to 
  35.         travel to a distant cell. If you forget where you started out, 
  36.         finding your way back, involves time consuming keystrokes. 
  37.         Before you begin a worksheet session, tap the <Plus> key. Once 
  38.         you find the data you're looking for, tap <ESC>, and the cursor 
  39.         jumps back to the starting point. Tap <ESC> again, and the plus 
  40.         sign disappears.
  41.  
  42.  
  43.  
  44.         Highlight Key Data in 1-2-3
  45.  
  46.         If your spreadsheets contain a multitude of individual line 
  47.         items, it's sometimes difficult for co-workers to spot an 
  48.         important bit of information, such as net income. You can use 1-
  49.         2-3's range unprotect command to highlight individual cells. 
  50.         Place the cell pointer on the desired cell, issue "/Range 
  51.         Unprotect", and press <ENTER> twice. On a color monitor the cell 
  52.         appears green; a monochrome monitor makes the cell brighter.
  53.  
  54.  
  55.  
  56.         To Cell and Back with 1-2-3
  57.  
  58.         With 1-2-3's Goto key, you can travel to any part of the 
  59.         worksheet. Press {F5} and use the cursor navigation keys to go 
  60.         to the next spot. To return to your starting point, just press 
  61.         {ESC}.
  62.  
  63.  
  64.  
  65.         Peruse and Use Faraway 1-2-3 Cells
  66.  
  67.  
  68.         Here's a way to display and use a distant cell of a large 1-2-3 
  69.         worksheet. At the Ready mode, type a plus sign and the cell 
  70.         address or range name, then press Calc. 1-2-3 will display the 
  71.         current value of the cell on the control panel. Press <ENTER> to 
  72.         store the value in the cell containing the cursor, or press 
  73.         <ESC> to clear the control panel and return to the Ready mode.
  74.  
  75.  
  76.  
  77.         Revealing 1-2-3 Formulas
  78.  
  79.         To view 1-2-3 formulas, users usually place the cell pointer on 
  80.         a cell and look in the control panel. If you want to see a 
  81.         formula in its cell, simply place the pointer on the cell and 
  82.         issue /RANGE FORMAT TEXT, press {Enter} then {Enter} again. 1-2-
  83.         3 displays the formula in that cell.
  84.  
  85.  
  86.  
  87.         1-2-3 Copy Controls Cursors
  88.  
  89.         1-2-3 users usually initiate the Copy command with the cell 
  90.         pointer in some cell in the source range. After 1-2-3 copies the 
  91.         range, it automatically returns the pointer. To have the pointer 
  92.         end up in the upper left cell of the target range, put the 
  93.         pointer there before you enter "/Copy" Then press "<ESC>" or 
  94.         <Backspace>, highlight the source range, and press <ENTER> 
  95.         twice.
  96.  
  97.  
  98.  
  99.         List 1-2-3 Named Ranges
  100.  
  101.         To view a list of named ranges in a 1-2-3 worksheet, press <F5> 
  102.         immediately followed by <F3>. Then select a range to go to or 
  103.         punch <F3> again to see the next five ranges. This technique is 
  104.         also useful when 1-2-3 prompts you to enter a range and you want 
  105.         to specify a previously created name.
  106.  
  107.  
  108.  
  109.         Find Optimal Solutions With What-If Solver
  110.  
  111.         Let's say, you're the treasurer of a pension fund. Your goal, is 
  112.         to invest your members' deposits, and reap the maximum risk. 
  113.         But, each investment presents different interest rates, 
  114.         maturation periods and risk levels, How do you decide where to 
  115.         put the money? You could use the time-honored (but imprecise) 
  116.         method of plugging guesses into data cells until the numbers 
  117.         "looked" right! But there's a better way, What-If Solver, is a 
  118.         1-2-3 add-in that finds optimal solutions for spreadsheet 
  119.         models. What-If Solver's nonlinear algorithms can handle a much 
  120.         broader range of problems than the linear methods found in 
  121.         Quattro or SuperCalc, and because its intuitive menus shield you 
  122.         from the esoteric of advanced mathematics, What-If Solver is 
  123.         much easier to use. Unlike similar products, What-If Solver 
  124.         works just fine on existing spreadsheet models and the 
  125.         documentation provides a number of clearly described case 
  126.         studies. What-If Solver is available from Frontline Systems, 140 
  127.         University Ave #100, Palo Alto, CA 94301, (800) 451-0300 ext. 55 
  128.         or (800) 452-2159 (by fax)...
  129.  
  130.  
  131.  
  132.         Spruce Up Your Charts With Text and Labels
  133.  
  134.  
  135.         Adding Free-Floating text to Excel charts is easy, but how to do 
  136.         it is not immediately obvious. Just select the chart and start 
  137.         typing. The text will appear in the formula bar. Press <ENTER>, 
  138.         and drag the new text item into place. Choose Format Text to 
  139.         alter its font or colors. If you want to emphasize the texts' 
  140.         subject with an arrow, choose Chart Add Arrow, then click on the 
  141.         end of the arrow and drag it into position. You can also use 
  142.         Excel's default label options. To put a title at the top of your 
  143.         chart, select Chart Attach Text Title, type the appropriate 
  144.         text, and press <ENTER>. Similarly, you can label the x and y 
  145.         axes using Chart Attach Text Category Axes and Chart Text Value 
  146.         Axes, respectively. You can alter an attached label's appearance 
  147.         with Format Text, but if you want to change its position, you 
  148.         must replace it with a Free-Floating label.
  149.  
  150.  
  151.  
  152.         Getting Weekdays into Your Spreadsheet
  153.  
  154.         Sometimes, it is required to list weekdays, and only weekdays, 
  155.         for a given month. Instead of looking at a calendar and manually 
  156.         entering numbers, you can use the following trick that 
  157.         automatically list days of the month, excluding weekends. To use 
  158.         this technique, enter a year value, such as "91" in cell C1. 
  159.         Enter a month (range of 1 to 12) in cell C2. You can use other 
  160.         cells, but you'll have to alter the cell numbers in this 
  161.         method's formula. Now move to cell C4 and enter the following 
  162.         formula: @IF( @MOD( @DATE( $C$1, $C$2,1),7) > 1,1,@IF( @MOD( 
  163.         @DATE( $C$1,$C$2,1),7) = 1,2,2)). Drop down one row to cell C5 
  164.         and enter @IF( @MOD( @DATE( $C$1, C4 + 1),7) > 1,1,@IF( @MOD( 
  165.         @DATE( $C$1,C4 + 1),7) = 1,2+C4,3 + C4)). Finally, replicate 
  166.         cell C5 to cells C6 through C26. This will display the weekday 
  167.         numbers for the month, which you  can use in expressions or 
  168.         simply as row labels. To skip holidays that occur during the 
  169.         week, simply enter the next day number manually. For example, if 
  170.         July 4th falls on a weekday, move to the cell with "4" and enter 
  171.         "5" to replace the formula. Subsequent cells will automatically 
  172.         be updated.
  173.  
  174.  
  175.  
  176.         Smart Consolidations
  177.  
  178.         With Excel 3.0, you can quickly consolidate totals from widely 
  179.         separate sections of a large worksheet or from a group of 
  180.         worksheets. First, open the relevant worksheet(s) and select the 
  181.         range where you want to consolidate the totals. Choose Data 
  182.         Consolidate, which brings up the Consolidate dialog box. Select 
  183.         the first range containing an amount to be aggregated, and click 
  184.         on the Add button in the dialog box. Repeat this process for all 
  185.         the relevant sections or files. Then click OK, or press <ENTER> 
  186.         to consolidate the totals. You can streamline the selection 
  187.         process when you've consolidating date from multiple files. Use 
  188.         similar file names for the relevant files (let's day they all 
  189.         begin with SALES) and the same cell reference for data 
  190.         consolidate, B4:B12 for example. Enter "SALES * .XLS!$B$4:$B$12" 
  191.         in the Reference text box, and Excel will include totals from 
  192.         all worksheets, even un-opened ones, whose names begin with the 
  193.         selected range (SALES example).
  194.  
  195.  
  196.  
  197.         Speed Up Your Macros With ECHO
  198.  
  199.         By default, Excel continuously displays a macro's progress on 
  200.         screen. Lengthy macros operate much faster when you use the 
  201.  
  202.         ECHO(FALSE) function to stop these time wasting screen updates. 
  203.         Don't use ECHO(FALSE) while debugging a long macro, or you won't 
  204.         know when it hits a snag. When you know a major section of the 
  205.         macro or subroutine is reliable, however, you can surround that 
  206.         section with ECHO(FALSE) at the start and ECHO(TRUE) at the end. 
  207.         When you're though debugging, use Formula Replace to strip out 
  208.         the scattered ECHO statements.
  209.  
  210.  
  211.  
  212.         Getting the Right Results With Visual Rounding
  213.  
  214.         Sometimes, when combining figures from several sections of one 
  215.         spreadsheet, or from linked spreadsheets, the totals are wrong. 
  216.         The problem, seems to be related to rounding. How can this 
  217.         problem be avoided ? Most times, you round numbers, to make them 
  218.         easier to read, but you don't want  to change the value of the 
  219.         numbers themselves. In that case, use format commands to limit 
  220.         the number of decimal places the spreadsheet should reveal. With 
  221.         "visual rounding" the numbers look the way you want but keep 
  222.         their exact value. If you use a rounding function, such as 
  223.         @ROUND, in 1-2-3 and Quatro Pro, or =ROUND in Excel, you change 
  224.         a number's value. Think of this as "mathematical rounding". If 
  225.         your report summaries contain formulas which add up tens or 
  226.         hundreds of values, rounded off with ROUND functions, your 
  227.         results can be inaccurate. But if you round all values that 
  228.         contribute to the to the final sum, visually rather than 
  229.         mathematically, your summaries would be on target. To see the 
  230.         difference, set up the following :
  231.  
  232.               A            B           C           D
  233.         1
  234.         2            $57,453.23   $57,453.23
  235.         3            $29,492.98   $29,492,98
  236.         4            $60,883.33   $60,883.33
  237.         5            ========     ========
  238.         6
  239.  
  240.         In 1-2-3 and Quatro Pro, enter @ROUND(@SUM(B2..B4),0) into cell 
  241.         B6. In Excel, use the formula =ROUND(SUM(B2:B4),0). The result 
  242.         is a value rounded mathematically, to the nearest dollar, with 
  243.         no record of whether the number was rounded up or down, or of 
  244.         what happened to the missing decimal places. Now, sum the values 
  245.         in Cells C2 to C4, and display the rounded result without losing 
  246.         track of the change. In 1-2-3 and Quatro Pro, enter @SUM(C2..C4) 
  247.         into cell C6. In Excel, enter =SUM(C2:C4). Then in 1-2-3, select 
  248.         /Range Format Currency, enter 0 and indicate cell C6. In Quatro 
  249.         Pro, indicate cell C6, select Style Numeric Format Currency, 
  250.         enter 0 and click enter. In Excel, indicate cell C6, select 
  251.         Format, Number and apply the format option that reads 
  252.         "$#,##0_);($#,##0). The formatted number is rounded visually, 
  253.         not mathematically. The cell format suppresses the decimal 
  254.         places and rounds to the nearest dollar.
  255.  
  256.  
  257.  
  258.         Quick Totals for 1-2-3
  259.  
  260.         After you have entered a column of numbers in 1-2-3 or a 
  261.         compatible spreadsheet program, you can use this macro to place 
  262.         a dashed line and an @SUM() function beneath the column quickly 
  263.         and easily. Enter the label "\-{down}@sum ({up2}.{end} {up})~ in 
  264.         an out of the way cell. Use "/Range Name Create" to name the 
  265.         range "\s". To use the macro, place the cell pointer in the cell 
  266.         directly below the column of numbers you want summed, and press 
  267.         <Alt>-S.
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.         Check Behind Lotus Express
  273.  
  274.         Selecting any Lotus Express accessory (Reader, Comm_Manager, 
  275.         etc...) pops up a window that obscures whatever else is on the 
  276.         screen. By pressing both {Shift} keys simultaneously, you can 
  277.         make the window temporarily disappear so that you can view the 
  278.         DOS prompt, application, or other Express accessory behind it. 
  279.         Releasing one or both {Shift} keys restores the current pop up 
  280.         window.
  281.  
  282.  
  283.  
  284.         Streamline Excel Macros With Subroutines
  285.  
  286.         Often a macro must repeat the same series of commands over and 
  287.         over. It's easier and more efficient to make those commands a 
  288.         subroutine, a macro within a macro. Here's a simple example. 
  289.         Suppose you want a macro to format several selected columns as 
  290.         percentages. First, use File New Macro sheet, and choose an out 
  291.         of the way area, in this example we'll start at cell A100. To 
  292.         name th subroutine, enter "FormulaPercent()" in cell A100, 
  293.         select Formula Define name, click on Command, and press <ENTER>. 
  294.         Type "=select("c")" in cell A101 and "=format.number("0.00%")" 
  295.         in cell A102. End the subroutine by entering "=return()" in cell 
  296.         A103. Now whenever you want a macro to apply the percentage 
  297.         format to the current column, in your worksheet, simply use the 
  298.         formula "=FormatPercent()" in that macro.
  299.  
  300.  
  301.  
  302.         Ranking Values With Excel
  303.  
  304.         Excel's powerful array feature lets you create a formula to 
  305.         compute ranks, and the ranks will adjust automatically if your 
  306.         numbers change. If the values to be ranked are in A1:A10, for 
  307.         example, type the following formula into cell B1: 
  308.         "=SUM(IF(A1>SAS:SAS10,1))+1" then press {Shift}&{Ctrl}&{Enter} 
  309.         to make this an array formula, indicated by surrounding curly 
  310.         braces. If braces do not appear, press {F2} and try again. Copy 
  311.         the formula to B2:B10, and the ranks will be calculated. With 
  312.         large ranges, however, recalculating these formulas can take a 
  313.         while, so you'll be wise to switch to manual recalc mode.
  314.  
  315.  
  316.  
  317.         Setting Date Formats in Worksheet Headers and Footers
  318.  
  319.         To print the current date in your 1-2-3 or Quattro Pro 
  320.         worksheet, place @ in the header or footer. The format of the 
  321.         printed date is determined by the format you select for the 
  322.         clock display on the status line. Reset the date's format with 
  323.         "/Options|Other|Clock" in Quattro Pro or "/Worksheet|Global | 
  324.         Default|Other|Clock" in 1-2-3.
  325.  
  326.  
  327.  
  328.         The Last Day of the Month
  329.  
  330.         Obtaining the Last Day of the Month in an expression similar to 
  331.         "@END_MONTH (argument)" or the beginning of the month via 
  332.         "@BEG_MONTH (argument)" as a serial date number can be 
  333.         accomplished, in Excel, 1-2-3 and Quatro Pro. In Excel, use the 
  334.         formula "=DATE(YEAR(A2),MONTH(A2),1) to obtain the first day of 
  335.  
  336.         a month, and "=DATE(YEAR(A2),MONTH(A2)+1,1)-1 for the last day 
  337.         of a month. 'A2' is the cell name containing the serial date, 
  338.         such as 32283 for 2/1491.  For 1-2-3 and Quatro, you can use 
  339.         "@DAY(YEAR(A2),MONTH(A2),1)" to get the first day of the month, 
  340.         but, you will have to use a manually constructed lookup table to 
  341.         find the serial number of the last day of the month. Using a 
  342.         manual table method, is NOT as reliable as the Excel formula, so 
  343.         it must contain error trapping to avoid out-of-range dates. To 
  344.         build the table, open a blank worksheet and enter the labels 
  345.         "FIRST", "DATE", "DAYS", "LAST", and "DATE", in cells A1 through 
  346.         E1. In A2 through E2, enter '0', '0', 'ERR', 'ERR' and 'ERR'. In 
  347.         cell A3, enter the formula "@DATE(90,1,1)" (assuming January 
  348.         1990 is the earliest month you need in the table). Enter "+A3" 
  349.         in cell B3. In cell C3, enter the number of days for the month 
  350.         of the date in A3. In cell D3, enter "+A3+C3-1". In cell E3, 
  351.         enter "+D3". Now copy the formula of B3-E3 to cells B4 - E27 
  352.         (rows 4 thru 27, columns B thru E), using "/CB3,E3 <ENTER>B4,E27 
  353.         <ENTER>". In cell A4, enter "+A3+C3", and enter "/CA4 <ENTER> 
  354.         A5,A27 <ENTER>" to duplicate the formula to cells A5 = A27. Set 
  355.         the cell pointer to cell B3 and enter "RFD4<END> <CURSOR 
  356.         DOWN><ENTER>" to format the entries in column B as "long 
  357.         international" dates. Place the pointer in cell E3 and repeat 
  358.         the date format keystrokes. Locate to cell C4, the number of 
  359.         days in February 1990 and press <Cursor Down>. Continue entering 
  360.         the appropriate number of days for each month. Finally, in cell 
  361.         C27, D27 & E27 enter 'ERR' and the table 'MONTH' with "\RNCMONTH 
  362.         <ENTER> A1,E27 <ENTER>". To use the table, enter a serial date 
  363.         (such as 33232) in cell A30, and the formula 
  364.         "@VLOOKUP(A30,MONTH,3)" in cell B30
  365.  
  366.  
  367.  
  368.         Section finished. Be sure to order your THREE BONUS DISKS which 
  369.         expand this software package with vital tools, updates and 
  370.         additional tutorial material for computer users! Send $24.95 to 
  371.         Scanlon Enterprises, Department TIP, 38354 17th St. E., 
  372.         Palmdale, CA 93550. Bonus disks shipped promptly! Modifications, 
  373.         custom program versions, Site and LAN licenses of this package 
  374.         for business or corporate use are possible, contact the author. 
  375.         This software is shareware - an honor system which means TRY 
  376.         BEFORE YOU BUY. Press escape key to return to menu. 
  377.  
  378.  
  379.  
  380.